W niniejszym artykule przedstawiamy kompleksowy poradnik dotyczący elementów, które powinna zawierać umowa najmu mieszkania. Omówimy kluczowe zapisy chroniące obie strony, wskażemy różnice między typami umów (zwykłą, okazjonalną i instytucjonalną) oraz podpowiemy, na co zwrócić szczególną uwagę, aby wynajem był bezpieczny i pozbawiony niepotrzebnych konfliktów.

Rodzaje umów najmu w Polsce

Polskie prawo przewiduje trzy główne formy umowy najmu lokalu mieszkalnego: najem zwykły (tradycyjny), najem okazjonalny oraz najem instytucjonalny. Różnią się one wymaganiami formalnymi oraz poziomem ochrony wynajmującego i lokatora.

Najem zwykły (tradycyjny)

To najczęściej spotykana forma wynajmu. Umowa taka jest regulowana przede wszystkim przepisami Kodeksu cywilnego oraz – w przypadku najmu lokalu mieszkalnego – Ustawą o ochronie praw lokatorów. Najem zwykły można zawrzeć na czas określony lub nieokreślony. Co do zasady, jeśli umowa jest zawierana na okres dłuższy niż rok, powinna mieć formę pisemną (dla bezpieczeństwa jednak zawsze zaleca się pisemną umowę).

Ochrona lokatora w najmie zwykłym jest stosunkowo wysoka – prawo ogranicza swobodę właściciela w wypowiadaniu takiej umowy. W przypadku umowy na czas nieokreślony właściciel może ją wypowiedzieć tylko w określonych ustawowo sytuacjach (np. uporczywe niepłacenie czynszu, rażące naruszanie regulaminu porządku domowego, konieczność zamieszkania właściciela w lokalu itp.) i z zachowaniem odpowiedniego okresu wypowiedzenia (zwykle 3-miesięcznego, liczonego na koniec miesiąca kalendarzowego). Najemca z kolei może zwykle wypowiedzieć najem bez podania przyczyny z zachowaniem ustawowego terminu (najczęściej także trzy miesiące, o ile umowa nie przewiduje krótszego okresu). Przy umowie na czas określony prawo nie przewiduje standardowo możliwości wypowiedzenia przed upływem terminu, dlatego tak ważne jest, by w umowie zawrzeć ewentualne warunki wcześniejszego rozwiązania – inaczej strony będą związane umową do końca okresu lub do porozumienia.

Najem zwykły nie wymaga dodatkowych formalności takich jak wizyty u notariusza czy zgłoszenia do urzędu skarbowego (poza standardowym rozliczeniem przychodów z najmu przez właściciela). Wadą z punktu widzenia wynajmującego jest natomiast bardziej skomplikowana procedura eksmisyjna w razie problemów – lokator korzysta z pełnej ochrony praw lokatorskich, co może wydłużyć proces odzyskania lokalu.

Najem okazjonalny

Najem okazjonalny to szczególna forma umowy najmu lokalu mieszkalnego wprowadzona w 2009 r., która ma na celu lepsze zabezpieczenie interesów wynajmującego. Przeznaczona jest dla właścicieli będących osobami fizycznymi (nieprowadzącymi działalności gospodarczej w zakresie wynajmu), którzy wynajmują lokal mieszkalny najemcy będącemu osobą fizyczną na cele mieszkaniowe. Umowa najmu okazjonalnego musi zostać zawarta na czas określony (maksymalnie na 10 lat). Nie można zawrzeć takiej umowy na czas nieokreślony ani stosować jej do lokali użytkowych.

Charakterystyczne dla najmu okazjonalnego są dodatkowe dokumenty zabezpieczające, które należy dołączyć do umowy. Są to:

Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o dobrowolnym poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy. Ten notarialny dokument stanowi podstawę do szybszej eksmisji lokatora w razie, gdyby nie opuścił on mieszkania dobrowolnie.
Wskazanie przez najemcę adresu innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać na wypadek wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia wynajmowanego lokalu. Innymi słowy, najemca musi mieć zadeklarowane „mieszkanie zastępcze”.
Oświadczenie właściciela tego zapasowego lokalu (lub osoby posiadającej do niego tytuł prawny), w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym, że wyraża zgodę na zamieszkanie najemcy pod tym adresem, gdy zajdzie potrzeba wyprowadzki.

Aby najem okazjonalny był skuteczny, właściciel musi zgłosić zawarcie takiej umowy do właściwego urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Na żądanie lokatora właściciel powinien okazać potwierdzenie dokonania zgłoszenia. Niedopełnienie tego obowiązku skutkuje tym, że umowa nadal obowiązuje, ale traci status „okazjonalnej” – traktowana jest jak zwykły najem, co oznacza utratę przywilejów (np. uproszczonej eksmisji).

Korzyści i ochrona: Najem okazjonalny znacząco ułatwia właścicielowi dochodzenie swoich praw w razie problemów z lokatorem (głównie dzięki aktowi notarialnemu – eksmisja odbywa się szybciej, bez długiego procesu sądowego). Z punktu widzenia lokatora ta forma oznacza konieczność dopełnienia dodatkowych formalności i zrzeczenia się części ochrony przewidzianej w ustawie o ochronie lokatorów. Jednak uczciwy najemca również może czuć się bezpiecznie – umowa okazjonalna nadal podlega przepisom chroniącym lokatorów (nie można np. dowolnie podwyższać czynszu bez zachowania procedur, czy eksmitować kogoś w dowolnym momencie bez powodu). Dla wielu właścicieli zastosowanie najmu okazjonalnego jest warunkiem skłonności do wynajęcia mieszkania, co poszerza możliwości najemcy na rynku – stąd ta forma może być korzystna dla obu stron, o ile wszyscy rozumieją jej skutki.

Najem instytucjonalny

Najem instytucjonalny to najmłodsza (wprowadzona w 2017 r.) forma najmu lokalu mieszkalnego, stworzona głównie z myślą o profesjonalnych podmiotach zajmujących się wynajmem nieruchomości. Wynajmującym może być wyłącznie przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w zakresie wynajmu, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, np. spółka), natomiast najemcą jest osoba fizyczna wynajmująca lokal na własne cele mieszkaniowe. Podobnie jak najem okazjonalny, również najem instytucjonalny dotyczy tylko lokali mieszkalnych i musi być zawarty na czas określony. W przeciwieństwie do najmu okazjonalnego, przepisy nie wprowadzają tu sztywnego limitu czasu trwania umowy – strony mogą umówić się nawet na kilkanaście czy kilkadziesiąt lat trwania najmu instytucjonalnego, byle był oznaczony konkretnym okresem.

Procedura zawarcia umowy instytucjonalnej także wymaga formy pisemnej i udziału notariusza, choć nieco innego niż przy najmie okazjonalnym. Do umowy obowiązkowo załącza się oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji (analogiczne jak w najmie okazjonalnym) oraz dodatkowo oświadczenie najemcy, że przyjmuje do wiadomości, iż w razie wykonania egzekucji nie przysługuje mu prawo do lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego. Dzięki temu, po zakończeniu umowy instytucjonalnej, właściciel może szybko wyegzekwować opróżnienie lokalu – najemca zrzeka się uprawnień do zapewnienia mu przez gminę lokalu socjalnego, co w zwykłym trybie często opóźnia eksmisję.

W przypadku najmu instytucjonalnego nie ma obowiązku zgłaszania umowy do urzędu skarbowego w celu skorzystania z procedury eksmisyjnej – sam akt notarialny wystarczy, aby móc wszcząć egzekucję, gdy zajdzie taka potrzeba. To ułatwienie dla przedsiębiorców wynajmujących wiele mieszkań.

Ochrona i obowiązki: Najem instytucjonalny, podobnie jak okazjonalny, istotnie wzmacnia pozycję wynajmującego w sytuacji sporu. Najemca decydujący się na taką umowę powinien być świadomy, że jego ochrona jako lokatora jest mniejsza – w razie problemów szybciej utraci on prawo do lokalu, a prawo do lokalu socjalnego zostaje wyłączone. Z drugiej strony profesjonalni wynajmujący (firmy) częściej oferują najem instytucjonalny w nowych inwestycjach, gwarantując często wysoki standard obsługi, pewność stałości najmu i jasno uregulowane zasady. Dla najemcy najważniejsze jest dokładne przeczytanie umowy instytucjonalnej i zrozumienie wszystkich konsekwencji zapisów, bo ewentualne pole manewru przy sporze jest ograniczone do minimum ustawowego.

Porównanie najmu okazjonalnego i instytucjonalnego: Obie formy wymagają aktu notarialnego od najemcy, obie są zawierane tylko na czas określony, obie wyłączają część ochrony lokatora. Różnice to status wynajmującego (osoba prywatna vs przedsiębiorca), konieczność wskazania lokalu zastępczego (wymagana w okazjonalnym, w instytucjonalnym – nie), obowiązek zgłoszenia do US (wymagany w okazjonalnym, nie wymagany w instytucjonalnym) oraz brak limitu 10 lat w instytucjonalnym. W praktyce obie formy służą zwiększeniu bezpieczeństwa właściciela, a wybór zależy od tego, kto wynajmuje lokal i w jaki sposób prowadzi swoją działalność.

Kluczowe elementy dobrze skonstruowanej umowy najmu

Niezależnie od rodzaju umowy najmu, pewne elementy powinny znaleźć się w każdym kontrakcie najmu. Dbałość o te kluczowe zapisy pomoże zabezpieczyć interesy obu stron i zapobiec sporom. Poniżej omawiamy najważniejsze z nich.

Oznaczenie stron umowy i przedmiot najmu

Umowa powinna jednoznacznie wskazywać, kto jest stroną wynajmującą, a kto najemcą. Należy podać pełne dane osobowe lub firmowe: imię i nazwisko (lub nazwę firmy), adres zamieszkania/siedziby, numer dowodu lub PESEL (dla osoby fizycznej) albo KRS/NIP (dla firmy) itp. Ważne jest upewnienie się, że osoba podpisująca umowę jako wynajmujący ma prawo dysponować lokalem – najlepiej gdy jest to właściciel ujawniony w księdze wieczystej. Jeśli wynajmującego reprezentuje pełnomocnik, do umowy warto załączyć kopię pełnomocnictwa.

Przedmiot najmu (wynajmowany lokal) powinien być dokładnie opisany. Kluczowe informacje to: adres mieszkania (miasto, ulica, numer lokalu), powierzchnia użytkowa, liczba pomieszczeń, a także przynależności i udogodnienia (np. piwnica, miejsce parkingowe, strych, ogródek). Warto zaznaczyć stan prawny – np. że wynajmujący jest właścicielem lokalu na podstawie aktu notarialnego o zakupie lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu.

Dla bezpieczeństwa obu stron należy zamieścić w umowie oświadczenie wynajmującego o przekazaniu lokalu do używania, a najemcy – o objęciu lokalu w używanie. Standardowym sformułowaniem (zgodnym z Kodeksem cywilnym) jest np.: „Wynajmujący zobowiązuje się oddać Najemcy opisany powyżej lokal do używania na cele mieszkaniowe na czas trwania niniejszej umowy, a Najemca zobowiązuje się używać lokalu zgodnie z jego przeznaczeniem i płacić Wynajmującemu uzgodniony czynsz.” Takie zdanie jasno precyzuje intencje stron i przedmiot najmu.

Uwaga: Jeśli w mieszkaniu znajdują się jakieś elementy, do których prawo ma osoba trzecia lub istnieją ograniczenia (np. lokal jest współwłasnością albo obciążony kredytem hipotecznym), dobrze jest to ujawnić w umowie. Przykładowo, gdy wynajmujący dzierżawi mieszkanie od kogoś innego i podnajmuje je dalej – umowa powinna to odzwierciedlać i wskazywać, że ma zgodę właściciela na podnajem. Im precyzyjniej oznaczone strony i przedmiot, tym mniejsze ryzyko nieporozumień co do podstawowych kwestii.

Czynsz najmu i opłaty dodatkowe

Czynsz jest fundamentalnym elementem umowy – to świadczenie najemcy za korzystanie z lokalu. W umowie należy podać dokładną wysokość czynszu ustaloną między stronami oraz wskazać, w jakiej formie i do kiedy będzie on płacony. Najczęściej określa się miesięczną kwotę czynszu oraz termin płatności (np. do 10. dnia każdego miesiąca z góry), a także numer rachunku bankowego właściciela, na który najemca ma przelewać należność. Dla klarowności warto dopisać, czy czynsz będzie płatny „z góry” (np. za bieżący miesiąc) czy „z dołu” (po upływie miesiąca korzystania), choć przy najmie mieszkań najczęściej stosuje się płatność z góry. Zaleca się też określić, czy czynsz może podlegać podwyżkom lub waloryzacji – np. klauzula waloryzacyjna o podniesieniu czynszu raz w roku o wskaźnik inflacji (jeśli strony tak się umówią). Podwyżki czynszu w trakcie trwania umowy podlegają dodatkowo wymogom ustawy o ochronie lokatorów, ale warto zawrzeć zapisy regulujące tę kwestię, aby obie strony wiedziały, czego się spodziewać.

Opłaty dodatkowe (eksploatacyjne) to druga ważna część kosztów najmu. Umowa powinna precyzować, które opłaty ponosi najemca poza czynszem podstawowym. W przypadku mieszkania w bloku często jest to miesięczna opłata do spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej (tzw. czynsz administracyjny lub opłata eksploatacyjna, obejmująca zaliczki na wodę, ogrzewanie, fundusz remontowy, sprzątanie itp.). Strony powinny uzgodnić, czy podana kwota czynszu obejmuje już tę opłatę administracyjną, czy też najemca będzie ją pokrywał osobno. Podobnie należy rozstrzygnąć kwestię rachunków za media: prąd, gaz, woda, ogrzewanie, wywóz śmieci, internet, TV itp. – czy najemca płaci je bezpośrednio dostawcom (na podstawie umów przepisanych na siebie lub faktur przedstawianych przez właściciela), czy właściciel rozlicza media z najemcą (np. pobierając zaliczki i rozliczając okresowo). Dobrą praktyką jest wpisanie w umowie stanu liczników (woda, prąd, gaz) na dzień rozpoczęcia najmu oraz określenie, w jaki sposób nastąpi rozliczenie tych liczników przy zdaniu lokalu.

Konsekwencje braku płatności – dla bezpieczeństwa wynajmującego warto uwzględnić zapis, co dzieje się w razie opóźnień w płatności czynszu lub opłat. Standardowo można wskazać, że np. brak zapłaty czynszu w terminie skutkuje naliczaniem odsetek ustawowych za opóźnienie. Warto pamiętać, że ustawa daje możliwość wypowiedzenia umowy przez właściciela w przypadku zwłoki najemcy z zapłatą czynszu za co najmniej trzy pełne okresy (miesiące), po uprzedzeniu go na piśmie i wyznaczeniu dodatkowego miesiąca na uregulowanie zaległości. Umowa może powołać się na ten przepis lub dodatkowo go wyeksponować, co działa dyscyplinująco na lokatora. Z drugiej strony, dla ochrony najemcy, umowa może przewidywać jakiś „czas na spóźnienie” (np. że czynsz uznaje się za zapłacony terminowo, jeśli najemca nie spóźni się więcej niż 3-5 dni) albo umożliwiać wyjątkowo późniejszą zapłatę po poinformowaniu właściciela – takie elastyczne podejście czasem ułatwia współpracę, ale powinno być jasno zapisane.

Podsumowując, rozdział dotyczący czynszu i opłat ma być przejrzysty i kompletny: najemca musi wiedzieć, ile dokładnie będzie płacił miesięcznie i za co, a wynajmujący – jak i kiedy otrzyma należności. Brak precyzji (np. przemilczenie, kto płaci za wywóz śmieci albo w jakiej wysokości jest opłata do spółdzielni) może rodzić konflikty lub pozostawiać pole do nadużyć.

Stan techniczny lokalu i protokół zdawczo-odbiorczy

Dla obu stron niezwykle ważne jest udokumentowanie stanu technicznego mieszkania w momencie przekazania go najemcy. Pozwala to uniknąć sporów przy wyprowadzce co do ewentualnych zniszczeń czy brakujących elementów wyposażenia. Dlatego protokół zdawczo-odbiorczy stanowi kluczowy załącznik do umowy najmu.

Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument sporządzany w dniu wydania lokalu najemcy (oraz analogiczny przy zwrocie lokalu właścicielowi). Powinien zawierać:

Wymienienie wszystkich pomieszczeń i ich ogólnego stanu (np. „salon – ściany czyste, pomalowane na biało, podłoga drewniana w dobrym stanie, drobne rysy przy drzwiach balkonowych”),
Wykaz znajdujących się w mieszkaniu sprzętów, mebli i wyposażenia wraz z opisem ich stanu (np. „lodówka – sprawna, czysta, lekkie wgniecenie na drzwiach; kanapa – tkanina niezabrudzona, stan bardzo dobry; stół drewniany – nosi ślady użytkowania na blacie”),
Wskazanie liczby przekazanych kluczy do mieszkania, bramy, skrzynki pocztowej itp.,
Wspomniany wcześniej stan liczników mediów (stan początkowy),
Datę przekazania lokalu oraz podpisy obu stron potwierdzające zgodność ustaleń.

Wszelkie istniejące usterki, uszkodzenia czy braki w wyposażeniu należy opisać w protokole. Najemca wprowadzając się powinien dokładnie obejrzeć mieszkanie i zgłosić właścicielowi wszelkie zauważone wady – nawet drobne rysy, przepalone żarówki czy cieknący kran. Wszystko to warto odnotować, aby potem wynajmujący nie mógł obarczyć najemcy odpowiedzialnością za coś, co istniało wcześniej. Również wynajmujący ma interes w tym, aby stan lokalu był udokumentowany – to podstawa do ewentualnych roszczeń z kaucji za zniszczenia.

Dokumentacja zdjęciowa: Coraz powszechniejszą praktyką jest dołączanie do protokołu dokumentacji fotograficznej. Kilkanaście czy kilkadziesiąt zdjęć mieszkania (pokoje, sprzęty, łazienka, kuchnia, zbliżenia na ewentualne uszkodzenia) z datą wykonania stanowi mocny dowód stanu faktycznego. Zdjęcia można opisać i przekazać drugiej stronie np. na mailu lub pendrivie, zachowując kopię. W protokole wystarczy umieścić adnotację, że dokumentacja zdjęciowa stanowi załącznik i została przez strony zaakceptowana.

Obowiązki stron dot. utrzymania stanu lokalu: Warto, aby umowa zawierała również ogólne zobowiązanie najemcy do utrzymywania lokalu w należytym stanie higieniczno-sanitarnym oraz drobnych napraw bieżących w czasie trwania najmu (zgodnie z przepisami najemca powinien wykonywać drobne naprawy wynikające ze zwykłego używania, jak malowanie ścian, naprawa uszczelek, wymiana żarówek, itp. – o czym więcej w dalszej części). Z kolei wynajmujący powinien zapewnić, że lokal jest wydawany w stanie przydatnym do umówionego użytku (czysty, bez awarii uniemożliwiających normalne korzystanie) oraz że w razie wystąpienia poważniejszych usterek nie z winy najemcy, to on (właściciel) podejmie się niezbędnych napraw.

Zapis dotyczący sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego i jego znaczenia można ująć w umowie następująco: „Przy wydaniu lokalu strony sporządzą i podpiszą szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy, odzwierciedlający stan techniczny lokalu oraz wyposażenia. Strony zgodnie ustalają, że protokół ten będzie podstawą oceny ewentualnych uszkodzeń lub braków przy zwrocie lokalu po zakończeniu najmu.” Taka klauzula podkreśla wagę dokumentu i zabezpiecza obie strony – najemca nie zostanie bezpodstawnie posądzony o zniszczenia, a wynajmujący łatwiej wykaże ewentualne szkody wyrządzone przez lokatora.

Kaucja i inne zabezpieczenia

Kaucja (depozyt zabezpieczający) to powszechny i bardzo istotny element umowy najmu. Polega na tym, że najemca wpłaca wynajmującemu określoną kwotę pieniędzy na początku najmu, a właściciel zatrzymuje ją na czas trwania umowy jako zabezpieczenie swoich ewentualnych roszczeń. Umowa powinna jasno określić:

Wysokość kaucji – zwyczajowo równa jednomiesięcznemu czynszowi lub wielokrotności czynszu (2x, 3x czynsz) w zależności od ustaleń stron i oceny ryzyka. Polskie prawo ogranicza maksymalną wysokość kaucji przy najmie lokalu mieszkalnego: w przypadku standardowych umów (podlegających ustawie o ochronie lokatorów) kaucja nie może przekraczać 12-krotności miesięcznego czynszu za dany lokal. W przypadku najmu okazjonalnego oraz instytucjonalnego limit ten jest jeszcze niższy – maksymalnie 6-krotność miesięcznego czynszu. W praktyce jednak tak wysokie kaucje (6-12 miesięcy) zdarzają się rzadko; najczęściej kaucja wynosi równowartość 1 lub 2 miesięcy czynszu, ewentualnie 3 przy bardzo luksusowych lokalach lub większym ryzyku. Strony mogą też uzależnić wysokość kaucji od specyficznych czynników – np. wyższa kaucja, jeśli najemca ma zwierzęta domowe albo jeśli w mieszkaniu są cenne meble. Ważne, by kwota kaucji była ustalona konkretnie w złotych i zapisana cyframi oraz słownie.
Termin i forma wpłaty kaucji – najczęściej najemca przekazuje kaucję gotówką lub przelewem przed wydaniem lokalu (np. przy podpisaniu umowy lub najpóźniej w dniu odbioru kluczy). Umowa może zawierać zapis, że zapłata kaucji jest warunkiem wydania lokalu najemcy. Warto również zobowiązać wynajmującego do wydania pisemnego pokwitowania przyjęcia kaucji (lub po prostu potwierdzić w umowie, że strony oświadczają, iż kaucja w wysokości X została wpłacona w określony sposób).
Cel kaucji – należy opisać, czemu kaucja służy. Standardowo zabezpiecza ona pokrycie ewentualnych zaległości czynszowych lub opłat za media pozostawionych przez najemcę, a także pokrycie kosztów usunięcia szkód lub nadmiernego zużycia mieszkania powstałych z winy najemcy. Ważne jest podkreślenie, że kaucja nie zastępuje czynszu za ostatni okres najmu (najemca nie może jednostronnie zdecydować, że „odmieszka” kaucję za ostatni miesiąc zamiast zapłacić czynsz – takie działanie jest niezgodne z celem kaucji, co warto zaznaczyć w umowie).
Zasady zwrotu kaucji – zgodnie z ustawą o ochronie lokatorów, kaucja powinna zostać zwrócona najemcy w ciągu maksymalnie miesiąca od dnia opróżnienia lokalu (zwrotu kluczy) po zakończeniu najmu. Oczywiście właściciel ma prawo potrącić z niej wcześniej wspomniane należności (np. kwoty niezapłaconego czynszu, zaległych rachunków, koszty napraw zniszczeń ponadnormatywnych). Dobrą praktyką jest zapisanie w umowie, że rozliczenie kaucji nastąpi na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego przy wyprowadzce – np.: „Wynajmujący zwróci Najemcy kaucję w terminie do 30 dni od dnia zakończenia najmu i przekazania lokalu, po uprzednim rozliczeniu ewentualnych należności Wynajmującego. Potrącenia z kaucji mogą zostać dokonane tytułem: zaległego czynszu lub opłat, odszkodowania za uszkodzenie wyposażenia ponad normalne zużycie, kosztów doprowadzenia lokalu do stanu z wydania (np. sprzątania profesjonalnego, malowania uszkodzonych ścian) itp. Wynajmujący przedstawi Najemcy rozliczenie kaucji wraz ze zwrotem należnej kwoty.”
Uzupełnienie kaucji w trakcie najmu – jeżeli w trakcie trwania umowy zdarzyłoby się, że właściciel pobierze część kaucji (np. na poczet niezapłaconego rachunku za media albo naprawy szkody spowodowanej przez najemcę), umowa może przewidywać obowiązek uzupełnienia kaucji przez najemcę do pierwotnej wysokości. Dzięki temu wynajmujący stale dysponuje pełnym zabezpieczeniem. Taki zapis jest szczególnie wskazany przy dłuższych najmach – chroni właściciela, ale i dla najemcy jest fair, bo gdy uzupełni kaucję, ma pewność że przy wyprowadzce znowu cała kwota (pomniejszona o ewentualne nowe szkody) będzie do zwrotu.

Poza kaucją strony mogą rozważyć dodatkowe formy zabezpieczenia: poręczenie osoby trzeciej (gdy np. rodzic poręcza za płatności studenta najmującego mieszkanie), weksel in blanco podpisany przez najemcę (jako zabezpieczenie finansowe roszczeń), czy też ubezpieczenie OC najemcy (niektórzy wynajmujący wymagają, by lokator wykupił polisę OC Najemcy, która pokryje ewentualne szkody w mieniu właściciela lub zalanie sąsiadów – taka polisa zabezpiecza obie strony i kosztuje niedużo). W praktyce jednak najczęstszym i wystarczającym zabezpieczeniem jest kaucja. Pamiętajmy jedynie, by wszystkie ustalenia na jej temat spisać – wysokość, termin wpłaty, warunki zwrotu – bo niepisane domysły mogą prowadzić do konfliktów.

Okres trwania najmu i zasady wypowiedzenia umowy

Każda umowa najmu powinna określać czas trwania najmu – czyli od kiedy do kiedy najemca będzie mógł korzystać z lokalu. Mamy tu dwie możliwości: umowa na czas nieokreślony albo na czas określony. Od tego wyboru zależą dalsze zapisy o wypowiedzeniu.

Umowa na czas nieokreślony – trwa bez z góry ustalonego końca, aż do momentu wypowiedzenia przez jedną ze stron. Jeśli strony decydują się na taką formę, umowa musi zawierać warunki wypowiedzenia. Zazwyczaj określa się okres wypowiedzenia (np. jednomiesięczny lub trzymiesięczny, z końcem miesiąca). W przypadku lokali mieszkalnych prawo nakłada ograniczenia na wynajmującego: jak wspomniano wcześniej, właściciel może wypowiedzieć umowę na czas nieokreślony tylko z przyczyn wymienionych w ustawie (np. konieczność remontu, zmiana przeznaczenia lokalu, niewywiązywanie się najemcy z obowiązków). Dobrze, aby umowa przytaczała te ustawowe powody lub odsyłała do przepisów – wtedy najemca jest świadomy, kiedy może spodziewać się wypowiedzenia. Najemca natomiast ma prawo wypowiedzieć umowę bez podania przyczyny, ale z zachowaniem ustalonego terminu (minimum taki jak w ustawie – zwykle 3 miesiące). W praktyce często wpisuje się w umowie np. „Umowa może zostać wypowiedziana przez Najemcę z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia, a przez Wynajmującego – z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia z ważnych przyczyn określonych w art. 11 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów.” Taka klauzula jest zgodna z prawem i klarowna dla obu stron.
Umowa na czas określony – automatycznie wygasa po upływie oznaczonego okresu (np. „umowa zawarta od 1 września 2025 r. do 31 sierpnia 2026 r.”). Co do zasady, takiej umowy nie można wypowiedzieć przed terminem, chyba że w umowie zostaną przewidziane odpowiednie postanowienia. Dlatego w interesie obu stron jest uwzględnienie w umowie okoliczności dopuszczających wcześniejsze rozwiązanie. Mogą to być konkretne sytuacje, np.: brak płatności czynszu przez określony czas (dla wynajmującego), rażące naruszenia regulaminu budynku, poważne uszkodzenie lokalu, ale także bardziej „neutralne” klauzule wyjścia dla każdej ze stron po pewnym czasie. Przykładowo, strony mogą umówić się, że: „Umowa może zostać rozwiązana za porozumieniem stron w każdym czasie” – to oczywiste i zawsze możliwe. Można też dodać: „Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia, jednak nie wcześniej niż po upływie 6 miesięcy od daty jej zawarcia.” Taki zapis oznacza, że np. obie strony „zamrażają” się na pierwsze pół roku (gwarancja stabilności), a potem w razie potrzeby mogą zakończyć najem za miesięcznym wypowiedzeniem. Inny wariant: „Najemca może wypowiedzieć umowę z końcem miesiąca kalendarzowego, jeżeli znajdzie na swoje miejsce innego najemcę zaakceptowanego przez Wynajmującego” – to motywuje najemcę, by w razie konieczności wcześniejszej wyprowadzki pomógł znaleźć następcę, co zabezpiecza właściciela przed pustostanem. Możliwości jest wiele i warto je dostosować do sytuacji – np. student wynajmujący na rok akademicki może potrzebować klauzuli wyjścia w razie skreślenia z listy studentów, a właściciel może chcieć opcji wypowiedzenia, jeśli sam wróci z zagranicy i będzie musiał zamieszkać w swoim mieszkaniu.

Niezależnie od rodzaju umowy, koniecznie trzeba określić formę i sposób złożenia wypowiedzenia. Zgodnie z prawem oświadczenie o wypowiedzeniu powinno być pisemne (dla celów dowodowych) oraz doręczone drugiej stronie. W umowie warto wskazać adresy do doręczeń (np. adres zamieszkania lub e-mail – choć w przypadku e-maili lepiej zastrzec, że na życzenie strony należy potwierdzić odbiór). Dobrze jest też powtórzyć ustawowe wymaganie, że uzasadnienie wypowiedzenia przez właściciela musi być podane na piśmie (jeśli wypowiada z powodów ustawowych).

Specyfika najmu okazjonalnego i instytucjonalnego: Przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym okres trwania jest zawsze określony (umowa wygasa z upływem terminu). W tych umowach najczęściej przewiduje się też możliwość wcześniejszego rozwiązania w trybie natychmiastowym w razie naruszeń umowy przez najemcę – np. niepłacenia czynszu czy dewastacji lokalu. Warto zauważyć, że po wygaśnięciu umowy okazjonalnej lub instytucjonalnej (albo po jej wypowiedzeniu) właściciel może od razu uruchomić procedurę opróżnienia lokalu na podstawie wcześniej uzyskanych oświadczeń notarialnych, bez dodatkowego okresu ochronnego dla najemcy. W praktyce jednak często i tak daje się lokatorowi kilka-kilkanaście dni na wyprowadzkę już po formalnym zakończeniu umowy, co bywa zapisane w umowie (np. „Najemca zobowiązuje się wydać lokal najpóźniej w terminie 7 dni od dnia zakończenia umowy”). W przypadku najmu instytucjonalnego przepisy wymagają, aby termin wyprowadzki wskazany w wezwaniu od właściciela nie był krótszy niż 14 dni – to minimum, jakie lokator otrzymuje na opuszczenie mieszkania po wezwaniu. Te szczegóły warto mieć na uwadze, choć w samej umowie instytucjonalnej nie zawsze trzeba je rozpisywać (wynikają z ustawy).

Podsumowując, ustalenia dotyczące czasu trwania i rozwiązania umowy są kluczowe dla elastyczności i pewności najmu. Najemca potrzebuje gwarancji stabilności (że nie zostanie wyrzucony z dnia na dzień bez powodu), a wynajmujący – gwarancji możliwości odzyskania lokalu w rozsądnym czasie, gdy zajdzie taka potrzeba. Dobrze sformułowane zapisy o wypowiedzeniu znajdą balans między tymi potrzebami i zapobiegną niejasnościom.

Prawa i obowiązki najemcy oraz wynajmującego

Umowa najmu to nie tylko kwoty i daty – to również zbiór zobowiązań i praw po obu stronach. Wiele z nich wynika wprost z przepisów, ale warto je wypunktować w umowie, aby każda ze stron miała jasność, czego się od niej oczekuje i do czego druga strona się zobowiązuje. Oto najważniejsze prawa i obowiązki najemcy i wynajmującego, które powinny znaleźć odzwierciedlenie w umowie:

Obowiązki najemcy:

Terminowe płacenie czynszu i opłat – podstawowy obowiązek lokatora to uiszczanie należności w ustalonych terminach. Umowa może to lapidarnie stwierdzać, a szczegóły terminu i formy są opisane w części o czynszu.
Używanie lokalu zgodnie z przeznaczeniem i umową – najemca powinien korzystać z mieszkania wyłącznie w celach mieszkaniowych (jeśli to mieszkanie) i w sposób niepogarszający jego stanu ponad normalne zużycie. Nie może wykorzystywać lokalu np. na działalność gospodarczą, jeśli umowa tego nie przewiduje, ani tym bardziej na cele sprzeczne z prawem.
Dbanie o porządek i utrzymanie lokalu – lokator ma obowiązek utrzymywać mieszkanie w czystości i dbać o bieżącą konserwację. To obejmuje wykonywanie drobnych napraw wynikających ze zwykłej eksploatacji. Kodeks cywilny (art. 681) wskazuje przykładowo, że do drobnych nakładów po stronie najemcy należą m.in.: drobne naprawy podłóg, drzwi, okien, malowanie ścian, naprawa niedużych uszkodzeń sprzętów, wymiana zużytych elementów jak żarówki, uszczelki, bezpieczniki, itp. Umowa może ten katalog przytoczyć lub odesłać do przepisów, aby najemca wiedział, co leży w jego gestii.
Nie dokonywanie zmian w lokalu bez zgody – standardowy zapis w umowie to zakaz przeprowadzania remontów, przeróbek budowlanych czy trwałych zmian w mieszkaniu bez pisemnej zgody wynajmującego. Jeśli najemca chciałby np. pomalować ściany na inny kolor, zamontować klimatyzację czy wymienić podłogę – powinien uzyskać aprobatę właściciela. Warto przewidzieć, czy ewentualne ulepszenia dokonane za zgodą będą podlegać zwrotowi kosztów czy pozostaną w mieszkaniu po zakończeniu umowy (często przyjmuje się, że to co zainstalował najemca, staje się częścią lokalu bez prawa do odszkodowania, chyba że strony ustalą inaczej).
Przestrzeganie regulaminu porządku domowego – jeżeli budynek ma regulamin (np. cisza nocna, zakaz trzymania zwierząt w budynku, zasady korzystania z windy itp.), najemca musi go przestrzegać tak jak właściciel. Dobrze jest załączyć regulamin do umowy lub oświadczyć, że najemca go zna i zobowiązuje się stosować.
Zakaz podnajmu bez zgody – jeżeli właściciel nie życzy sobie, by najemca oddawał lokal lub jego część w podnajem lub bezpłatne używanie osobom trzecim, należy to wyraźnie zapisać. Kodeks cywilny domyślnie wymaga zgody wynajmującego na dalszy podnajem mieszkania, więc warto krótko to ująć: „Najemca nie może podnajmować ani użyczać lokalu ani jego części osobom trzecim bez pisemnej zgody Wynajmującego.”. Z drugiej strony, jeśli wynajmujący dopuszcza np. możliwość krótkoterminowego podnajmu (Airbnb) lub przyjęcia współlokatora, to umowa powinna określać warunki i czy wymaga to zgody.
Zgłaszanie awarii i zagrożeń – obowiązkiem najemcy jest niezwłoczne informowanie właściciela o poważnych usterkach, awariach instalacji czy szkodach, które wymagają interwencji wynajmującego. Jeśli pęknie rura, zepsuje się piec CO, pojawi się pleśń na ścianie – najemca nie powinien zwlekać z powiadomieniem. Umowa może przewidywać, że zaniechanie tego obowiązku (i np. pogłębienie szkody przez brak reakcji) może skutkować obciążeniem najemcy kosztami zwiększonej naprawy.
Umożliwienie dostępu w uzasadnionych przypadkach – lokator ma prawo do prywatności, ale powinien pozwolić właścicielowi wejść do lokalu w uzasadnionych sytuacjach, np. w celu usunięcia awarii, wykonania obowiązkowego przeglądu technicznego (kominiarskiego, gazowego), czy pokazania mieszkania potencjalnym nowym najemcom pod koniec umowy. W umowie warto określić, że wynajmujący może dokonywać takich wizyt za uprzednim uzgodnieniem terminu z najemcą (np. z 24-godzinnym wyprzedzeniem) i w obecności najemcy, chyba że sytuacja awaryjna wymaga natychmiastowego dostępu (np. zalanie). To zabezpiecza prawo właściciela do kontroli stanu mieszkania, a jednocześnie chroni najemcę przed nieoczekiwanymi najściami.

Prawa najemcy:

Prawo do używania lokalu i spokojnego mieszkania – najemca, płacąc czynsz, ma prawo korzystać z lokalu w pełnym zakresie dozwolonym umową. Właściciel nie może mu tego bezprawnie zakłócać. Ważnym prawem lokatora jest tzw. „niezakłócone posiadanie lokalu”, co oznacza, że wynajmujący nie powinien przeszkadzać w normalnym użytkowaniu (np. nachodząc bez zapowiedzi, wyłączając media, wymieniając zamki w drzwiach itp.). Umowa może wspomnieć, że wynajmujący gwarantuje najemcy spokojne korzystanie z lokalu przez cały czas trwania umowy. Jeśli właściciel chce zastrzec sobie możliwość okresowych kontroli, powinien zrobić to tak, jak opisano wyżej – z poszanowaniem prywatności najemcy.
Prawo do wykonania drobnych usprawnień – choć co do zasady najemca nie może samowolnie przeprowadzać zmian, ma prawo do drobnych usprawnień zwiększających wygodę korzystania, o ile nie niszczy to substancji lokalu. Np. powieszenie półek, obrazów, montaż karniszy – to zwykle akceptowalne. Niektóre umowy wymieniają, że najemca może dokonywać takich niewielkich modyfikacji, pod warunkiem przywrócenia stanu poprzedniego przy wyprowadzce, jeśli zażąda tego właściciel.
Prawo do wezwania właściciela do napraw – jeżeli w mieszkaniu coś istotnego się zepsuje nie z winy najemcy (np. pęknie stara rura, szwankuje instalacja elektryczna, przecieka dach, zepsuje się piec, który jest własnością właściciela), najemca ma prawo oczekiwać, że właściciel bezzwłocznie podejmie się naprawy na własny koszt. Umowa powinna odzwierciedlać ten podział odpowiedzialności: rzeczy, które nie są drobnymi naprawami, spoczywają na wynajmującym. Można wręcz wymienić obowiązki wynajmującego (patrz niżej). Jeśli właściciel zaniedba poważną awarię, najemca może mieć prawo obniżyć czynsz za czas niemożności pełnego korzystania z lokalu – to wynika z przepisów i dobrze, by umowa nie wyłączała takich uprawnień.
Prawo do podnajmu (opcjonalnie) – standardowo jest zakaz podnajmu bez zgody, ale strony mogą się umówić inaczej. Jeśli wynajmujący zgadza się np. na dalszy podnajem przez najemcę (co czasem ma miejsce w przypadku najmu instytucjonalnego albo przy długich umowach), to umowa powinna to wyraźnie pozwalać i określać warunki. Dla bezpieczeństwa właściciela i tak najlepiej wymagać zgody na każdą taką sytuację.

Obowiązki wynajmującego:

Wydanie lokalu w stanie przydatnym do umówionego użytku – właściciel musi przekazać mieszkanie czyste, posprzątane i sprawne technicznie. Jeśli coś ma istotną wadę (np. niedziałająca pralka lub nieszczelne okno), powinien to naprawić przed najmem lub poinformować najemcę i uzgodnić sposób rozwiązania problemu.
Zapewnienie sprawnego działania instalacji i mediów – do obowiązków wynajmującego należy utrzymywanie lokalu w kondycji umożliwiającej normalne mieszkanie. Musi dbać o to, by działały systemy: wodno-kanalizacyjny, elektryczny, gazowy, ogrzewanie, wentylacja itp. Wszelkie poważne naprawy tych elementów (wynikłe z zużycia lub awarii) obciążają właściciela. Również większe naprawy elementów wyposażenia, które udostępnił (np. wymiana piecyka gazowego, naprawa przeciekającego dachu, pękniętych z przyczyn naturalnych rur w ścianie) leżą po stronie wynajmującego. Umowa powinna to potwierdzać – np. „Wynajmujący zobowiązuje się na własny koszt usunąć wszelkie awarie i uszkodzenia urządzeń oraz instalacji stanowiących wyposażenie lokalu, które nie powstały z winy Najemcy, a są niezbędne do korzystania z lokalu (jak awarie hydrauliczne, elektryczne, centralnego ogrzewania itp.) w możliwie najkrótszym czasie od powzięcia informacji od Najemcy.”
Przeprowadzanie obowiązkowych przeglądów – niektóre urządzenia podlegają okresowym przeglądom (np. coroczny przegląd kominiarski, kontrola instalacji gazowej, serwis pieca dwufunkcyjnego co rok/dwa lata). Wynajmujący powinien pamiętać o tych obowiązkach i je realizować. Umowa może zaznaczyć, że właściciel będzie miał prawo wstępu do lokalu w celu wykonania przeglądu lub naprawy po ustaleniu terminu z najemcą.
Ponoszenie ciężarów publicznych – zwyczajowo podatki od nieruchomości, opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu czy czynsz dzierżawny gruntu, a także czynsz do spółdzielni (chyba że umówiono inaczej co do czynszu administracyjnego) obciążają właściciela. Nie ma obowiązku wpisywania tego do umowy, ale można wspomnieć, że wszelkie opłaty związane z własnością lokalu (podatki, opłaty spółdzielcze) pokrywa wynajmujący. Natomiast opłaty związane z eksploatacją – najemca.
Poszanowanie praw najemcy – wynajmujący powinien zobowiązać się do niewykraczania poza swoje uprawnienia kontrolne i respektowania prywatności lokatora. W umowie wprost rzadko się to pisze, ale dla jasności można dodać, że np. „Wynajmujący oświadcza, że nie będzie bez uzasadnienia zakłócał korzystania z lokalu przez Najemcę i wszelkie wizyty w lokalu uzgadniał będzie z wyprzedzeniem.” Taka deklaracja buduje zaufanie i jest sygnałem, że właściciel zna swoje granice.
Wydanie niezbędnych dokumentów i informacji – na początku najmu właściciel powinien przekazać np. instrukcje obsługi do urządzeń (piec, alarm, pralka), klucze zapasowe (jeśli są), kartę do podzielników ciepła itp. Umowa może wymienić, co zostało przekazane. W trakcie najmu, jeśli np. przyjdą na adres mieszkania jakieś pisma do właściciela (np. rachunki, ulotki wyborcze) – dobrze jest ustalić, że najemca powiadomi właściciela lub odeśle/przekaże pocztę (i odwrotnie: gdy najemca wyprowadzi się, właściciel powiadomi go o ewentualnej korespondencji). To drobiazgi, ale potrafią uprzykrzyć życie, jeśli nie ma komunikacji.

Prawa wynajmującego:

Prawo do terminowej zapłaty i pełnego czynszu – właściciel ma oczywiście prawo otrzymywać umówiony czynsz i inne płatności zgodnie z umową. Jeśli najemca zalega, właściciel ma prawo do odsetek, a po spełnieniu warunków – do wypowiedzenia umowy. Umowa to gwarantuje.
Prawo kontroli stanu lokalu – o czym mowa wyżej, wynajmujący może periodycznie sprawdzić, czy mieszkanie nie jest dewastowane i czy użytkowanie jest prawidłowe. Warunkiem jest poszanowanie prywatności najemcy. Niektórzy właściciele wpisują np. możliwość kontroli raz na kwartał po wcześniejszym umówieniu – co bywa odbierane różnie. Najbezpieczniej określić to w sposób ogólny, nie wchodząc w częstotliwość (bo zbyt częsta kontrola może zostać uznana za nękanie).
Prawo do wypowiedzenia umowy w trybie natychmiastowym – jeśli najemca rażąco narusza obowiązki (np. demoluje lokal, używa niezgodnie z umową, zalega z czynszem ponad 3 okresy, wynajął podnajemcę bez zgody itd.), prawo przewiduje możliwość rozwiązania umowy bez okresu wypowiedzenia z winy najemcy. Umowa może wyliczyć te sytuacje, aby lokator miał jasność, czego nie wolno mu robić pod groźbą natychmiastowego wypowiedzenia.
Prawo do dochodzenia odszkodowania – jeśli szkody w lokalu przekroczą wartość kaucji albo najemca wyrządził jakieś poważne straty, wynajmujący zachowuje prawo dochodzenia od niego odszkodowania na zasadach ogólnych. To wynika z kodeksu cywilnego, ale można dodać zdanie, że kaucja nie ogranicza prawa właściciela do dochodzenia pełnego odszkodowania, gdyby straty były większe.
Prawo do odmowy zgody na podnajem/zmiany – jak wspomniano, właściciel ma prawo zadecydować, kto może mieszkać w jego lokalu (poza najemcą i bliskimi) i jak lokal może być zmieniany. Umowa z klauzulą o zakazie podnajmu czy konieczności zgody na zmiany chroni to prawo.

Wszystkie powyższe punkty razem tworzą obraz wzajemnych oczekiwań. W dobrze napisanej umowie sekcja o prawach i obowiązkach często jest rozbita na dwa paragrafy: osobno obowiązki najemcy, osobno obowiązki wynajmującego. Dzięki temu obie strony widzą, jakie mają powinności. Pamiętajmy, że nie można w umowie odebrać lokatorowi jego minimalnych ustawowych praw (np. przerzucić na niego obowiązku naprawy dachu czy instalacji gazowej, bo to byłoby sprzeczne z ustawą i nieważne; albo zrzec się przez właściciela odpowiedzialności za wady zagrażające zdrowiu). Można natomiast doprecyzować pewne kwestie na korzyść lokatora – i tak często się robi w praktyce.

Rozliczenia po zakończeniu najmu

Zakończenie najmu (czy to z upływem terminu, czy wskutek wypowiedzenia) wymaga dopełnienia kilku formalności, by obie strony mogły rozejść się w zgodzie. Umowa najmu powinna opisywać procedurę zdania lokalu i wzajemnych rozliczeń. Kluczowe elementy to:

Zwrot lokalu i protokół zdawczy – podobnie jak przy przekazaniu, strony powinny spotkać się w ostatnim dniu najmu (lub tuż po) w mieszkaniu i sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy z powrotem. Opisuje się w nim stan mieszkania w momencie wyprowadzki najemcy, porównuje ze stanem początkowym i odnotowuje ewentualne nowe uszkodzenia, braki czy zużycie. Spisuje się także końcowe odczyty liczników mediów. Najemca przekazuje wszystkie komplety kluczy z powrotem właścicielowi, a właściciel potwierdza odbiór lokalu. Umowa może nakładać obowiązek „zdania lokalu w stanie niepogorszonym ponad normalne zużycie” oraz np. „w stanie posprzątanym”. Niektórzy właściciele wymagają np. profesjonalnego sprzątania czy pomalowania ścian na neutralny kolor – jeśli takie rzeczy są oczekiwane, powinny być zapisane w umowie, aby najemca mógł się przygotować. Przykładowo: „Najemca zobowiązany jest zwrócić lokal w stanie czystym i opróżnionym ze swoich rzeczy, a w przypadku, gdy w trakcie najmu dokonywał malowania w niestandardowych kolorach – przywrócić ścianom kolor biały.” Dodatkowo można dodać zapis o karze umownej za niedopełnienie tej czynności (np. koszty sprzątania pokryje najemca wg rachunku firmy sprzątającej). Takie zapisy motywują do odpowiedzialnego oddania mieszkania.
Rozliczenie mediów i opłat – przy wyprowadzce trzeba ostatecznie rozliczyć rachunki. Jeśli najemca płacił wszystkie media samodzielnie, powinien przedstawić właścicielowi dowody opłacenia rachunków do dnia zakończenia umowy. Gdy właściciel pobierał zaliczki na media, musi wykonać końcowe rozliczenie według wskazań liczników i przedstawić je najemcy (z ewentualnym zwrotem nadpłaty lub wezwaniem do dopłaty brakującej kwoty). Umowa może regulować tę kwestię, np.: „Najemca najpóźniej w dniu opróżnienia lokalu przedstawi Wynajmującemu dowody zapłaty bieżących rachunków za prąd i gaz. Strony sporządzą zestawienie zużycia mediów wg stanów liczników na dzień zdania lokalu i dokonają ostatecznych rozliczeń finansowych w terminie 7 dni.” Dobrze też wspomnieć o rozliczeniu opłat administracyjnych – np. jeśli czynsz do spółdzielni był w czynszu najmu wliczony, to właściciel powinien uregulować ewentualne różnice (nadpłaty/niedopłaty za wodę, ogrzewanie) już po zakończeniu roku rozliczeniowego, a jeżeli dotyczą okresu, gdy najemca mieszkał, to należy go odpowiednio obciążyć lub mu zwrócić. Często praktykuje się, że takie przyszłe rozliczenia (już po wyprowadzce) są uregulowane w umowie – np. najemca zobowiązuje się pokryć niedopłatę za media ujawnioną w okresie, kiedy zamieszkiwał, nawet jeśli rozliczenie nastąpi już po jego wyprowadzce (i podać np. adres korespondencyjny do takich spraw).
Rozliczenie finansowe i zwrot kaucji – jak omówiono wcześniej, właściciel po zakończeniu najmu sporządza bilans: czy najemca nic nie zalega z płatnościami, czy nie ma szkód. Jeśli wszystko jest w porządku, zwraca kaucję w pełnej wysokości w określonym terminie (najczęściej w ciągu 1 miesiąca). Jeśli są potrącenia – przedstawia je. Umowa powinna zobowiązać go do tego rozliczenia i zwrotu różnicy. Z punktu widzenia najemcy, dobrze gdy umowa precyzuje termin zwrotu kaucji, aby nie było niepewności. Z kolei wynajmujący może zastrzec, że zwrot nastąpi przelewem na konto wskazane przez najemcę, co jest wygodne i bezpieczne.
Rozliczenie ewentualnych nakładów poczynionych przez najemcę – zdarza się, że najemca za zgodą wynajmującego ulepszył lokal (np. pomalował, naprawił coś na własny koszt, zainstalował klimatyzację). Należy ustalić, co się z tym dzieje po zakończeniu umowy. Ogólna reguła kodeksowa jest taka, że jeśli najemca ulepszył rzecz wynajętą i można te ulepszenia odłączyć bez uszkodzenia rzeczy, to ma prawo je zabrać (np. zdemontować klimatyzator, który sam kupił, i załatać dziurę). Jeśli nie da się odłączyć – co do zasady stają się własnością wynajmującego bez obowiązku zapłaty, chyba że strony inaczej postanowiły. Lepiej zawczasu wpisać do umowy, co stanie się z ulepszeniami – np. „Wszelkie trwałe ulepszenia lokalu dokonane przez Najemcę za zgodą Wynajmującego przechodzą na własność Wynajmującego bez odrębnej zapłaty, chyba że strony uzgodnią inaczej na piśmie.” albo odwrotnie: „Wynajmujący zwróci Najemcy uzasadnione i uzgodnione koszty ulepszeń dokonanych za zgodą Wynajmującego, jeśli podnoszą one wartość lokalu.” To zależy od charakteru inwestycji i ustaleń – większość drobnych zmian nie jest rozliczana, ale np. jeśli najemca zmodernizuje ogrzewanie na własny koszt, to możliwe, że zechce częściowego zwrotu – warto to uregulować.
Potwierdzenie rozliczenia i brak roszczeń – na końcu dobrze jest, gdy obie strony potwierdzą na piśmie, że nie mają do siebie wzajemnie roszczeń. Może to być ujęte w protokole zdawczo-odbiorczym („Strony stwierdzają, że lokal został przekazany, a strony nie zgłaszają dalszych roszczeń poza ujętymi w rozliczeniu kaucji”). Taki zapis zamyka temat i utrudnia późniejsze próby dochodzenia czegoś, o czym nie wspomniano przy zdaniu lokalu. Oczywiście, jeśli jakieś rozliczenie nastąpi po czasie (np. wspomniane rozliczenie ciepła), to powinno być wyłączone z tego oświadczenia.

Dobrze dopracowany etap zakończenia najmu zapewnia bezkonfliktowe rozstanie. Dla wynajmującego kluczowe jest odzyskanie mieszkania w dobrym stanie i ewentualne naprawienie szkód z kaucji, dla najemcy – odzyskanie należnej kaucji i pewność, że nie będzie niesłusznie obciążony za coś, czego nie zrobił. Umowa będąca przewodnikiem tego procesu zwiększa szanse, że wszystko przebiegnie zgodnie z planem.

Dodatkowe zapisy chroniące interesy obu stron

Poza standardowymi elementami, warto rozważyć wprowadzenie do umowy dodatkowych klauzul, które podnoszą poziom bezpieczeństwa najmu i precyzują szczególne ustalenia między stronami. Oto kilka rekomendowanych zapisów i rozwiązań, które mogą chronić interesy zarówno wynajmującego, jak i najemcy:

Dobrowolne poddanie się egzekucji przez najemcę (art. 777 k.p.c.) – nawet w zwykłej umowie najmu (nie-okazjonalnej) strony mogą skorzystać z zabezpieczenia w postaci aktu notarialnego, w którym najemca podda się egzekucji co do obowiązku opróżnienia lokalu w przyszłości oraz np. zapłaty zaległego czynszu. Wymaga to wizyty u notariusza i poniesienia kosztu takiego oświadczenia, ale daje wynajmującemu mocny instrument egzekucyjny (analogiczny jak w najmie okazjonalnym). Jeżeli obie strony zgadzają się na taki krok, umowa powinna zawierać zapis zobowiązujący najemcę do dostarczenia aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji w określonym terminie po podpisaniu umowy. Ten dodatkowy formalizm może odstraszyć nieuczciwych najemców, a uczciwym nie powinien przeszkadzać – zwiększa za to poczucie bezpieczeństwa właściciela.
Ubezpieczenie OC najemcy – można wprowadzić klauzulę obligującą najemcę do wykupienia polisy OC w życiu prywatnym obejmującej szkody wyrządzone w wynajmowanym mieszkaniu (np. zalanie sąsiadów, stłuczenie sanitariatów, pożar z nieumyślnej winy). Składka takiego ubezpieczenia nie jest wysoka, a w razie poważnego zdarzenia chroni najemcę przed roszczeniami finansowymi, zaś wynajmującemu daje pewność wypłaty odszkodowania przez ubezpieczyciela. Umowa może wymagać przedstawienia kopii polisy przez najemcę w określonym czasie od podpisania umowy oraz utrzymywania ochrony przez cały okres najmu.
Zgoda/zakaz posiadania zwierząt – kwestia trzymania zwierząt domowych w wynajmowanym lokalu bywa przyczyną konfliktów. Jeśli właściciel nie życzy sobie zwierząt, umowa powinna to wyraźnie zakazać („Najemca nie będzie trzymał w lokalu żadnych zwierząt domowych bez pisemnej zgody Wynajmującego”). Jeśli z kolei zgadza się np. na kota czy małego psa, warto to również zapisać, ewentualnie wprowadzając warunki (np. dodatkowe sprzątanie, ozonowanie po najmie, większa kaucja). Ustalenie tej kwestii z góry chroni właściciela przed niepożądanymi pupilami, a najemcy daje jasność, czy może mieć swojego czworonoga.
Klauzula dotycząca palenia tytoniu – dla utrzymania mieszkania w dobrym stanie wiele umów zawiera zakaz palenia papierosów czy e-papierosów wewnątrz lokalu. Dym tytoniowy potrafi trwale wniknąć w ściany i meble, co generuje koszty odświeżenia. Zapis „Na terenie lokalu obowiązuje zakaz palenia wyrobów tytoniowych i podobnych, pod rygorem obciążenia Najemcy kosztami odmalowania i odświeżenia mieszkania” daje wynajmującemu podstawę do dochodzenia rekompensaty, jeśli lokator złamie tę zasadę.
Kary umowne za naruszenia – w niektórych sytuacjach strony wprowadzają kary umowne, aby zdyscyplinować się nawzajem. Przykładowo: kara za zerwanie umowy bez okresu wypowiedzenia (żeby powstrzymać najemcę przed ucieczką z dnia na dzień) albo kara za opóźnienie w wyprowadzce (np. „za każdy dzień bezumownego zajmowania lokalu po terminie Najemca zapłaci karę w wysokości X zł”). Kary umowne muszą być rozsądne i wyważone – zbyt wygórowane mogą zostać podważone, zwłaszcza gdy dotyczą konsumenta. Natomiast umiarkowana kara, np. za nieoddanie lokalu na czas, jest uzasadniona, bo pokrywa straty właściciela, który np. nie może wprowadzić nowego najemcy. Można także zastrzec karę za nieposprzątanie lokalu czy nieoddanie kluczy w terminie – np. koszt wymiany zamków, sprzątania, itp. Obie strony powinny świadomie zaakceptować takie postanowienia.
Minimalny okres najmu i możliwość przedłużenia – jeśli zależy nam na minimalnym okresie najmu (np. co najmniej 12 miesięcy), warto to wyrazić w umowie, nawet przy czasie nieokreślonym (np. „Najemca zobowiązuje się nie wypowiadać umowy przez pierwsze 12 miesięcy trwania najmu, chyba że znajdzie w porozumieniu z Wynajmującym akceptowalnego najemcę na swoje miejsce”). Takie zastrzeżenie daje właścicielowi pewność, że lokator zaraz nie zrezygnuje. Z kolei jeśli najemca chce mieć opcję przedłużenia umowy na kolejny okres, można dodać klauzulę o pierwszeństwie przedłużenia – np. że najemca, który wywiązuje się z umowy, ma prawo przedłużyć najem o kolejny rok po uzgodnieniu nowych warunków, a właściciel nie odmówi bez uzasadnionej przyczyny. To nie jest typowe, ale bywa stosowane dla zapewnienia długoterminowej współpracy.
Postanowienia końcowe – forma komunikacji i zmiany umowy – w zakończeniu umowy warto wskazać, że wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej (to standard, chroni przed chaotycznymi ustnymi ustaleniami). Dobrze jest też podać adresy e-mail do kontaktu i uznać je za równoprawne w komunikacji codziennej, jednak dla wypowiedzenia czy wezwań do zapłaty lepiej pozostać przy formie pisemnej doręczanej listem poleconym lub osobiście za potwierdzeniem. Takie ustalenia unowocześniają trochę relację (wiele spraw można załatwić mailem), ale w razie sporu kluczowe dokumenty i tak powinny być na papierze.

Oczywiście, nie każda umowa musi zawierać wszystkie powyższe elementy – powinny one być dobrane adekwatnie do potrzeb i obaw stron. Ważne, aby myśleć perspektywicznie: co może pójść nie tak i jak temu zapobiec zapisem umownym. Dla właściciela najbardziej ryzykowne są brak płatności i problem z eksmisją – stąd kaucja, notarialne oświadczenia, kary za opóźnienie wyprowadzki. Dla najemcy ryzykiem jest np. nieuzasadnione zatrzymanie kaucji lub nagła utrata dachu nad głową – stąd precyzyjne protokoły i jasne warunki wypowiedzenia. Dobra umowa to taka, która wyważa interesy: daje gwarancje jednej stronie, a drugiej nie pozbawia jej słusznych praw.

Podsumowanie

Zarówno dla wynajmującego, jak i dla najemcy podpisanie dobrze przygotowanej umowy najmu jest kluczowym krokiem w kierunku bezpiecznego i spokojnego stosunku najmu. Taka umowa powinna szczegółowo określać wszystkie istotne aspekty – od danych stron i opisu mieszkania, przez finansowe ustalenia co do czynszu i opłat, aż po zasady użytkowania lokalu, obowiązki w zakresie napraw, warunki wypowiedzenia i procedurę zdania mieszkania. Nie ma jednej uniwersalnej umowy dobrej dla każdego – dokument należy zawsze dostosować do konkretnej sytuacji, rodzaju najmu oraz potrzeb stron.

W Polsce dostępne są szczególne formy umów (okazjonalna, instytucjonalna) zwiększające ochronę wynajmujących, ale nawet przy standardowej umowie można wprowadzić liczne zabezpieczenia i klarowne postanowienia chroniące obie strony. Transparentność i szczegółowość w zapisach procentuje brakiem nieporozumień w przyszłości. Każdy punkt omówiony i uzgodniony z góry to jeden konflikt mniej podczas trwania najmu.

Pamiętajmy, że umowa najmu to nie zbędna formalność czy biurokracja – to fundament, na którym opiera się współpraca między właścicielem a lokatorem przez miesiące lub lata wspólnego „dzielenia” nieruchomości. Warto poświęcić czas, by ten fundament był solidny. Dzięki temu wynajmujący zyskuje spokojną głowę o swoją własność i pewność stałego dochodu, a najemca – bezpieczeństwo mieszkania i przewidywalność warunków najmu. Bezpieczny najem jest możliwy tylko wtedy, gdy obie strony świadomie zadbają o swoje interesy na etapie spisywania umowy, a potem będą rzetelnie tej umowy przestrzegać.

Na zakończenie, dobrą praktyką jest skonsultowanie przygotowanej umowy (zwłaszcza nietypowych klauzul) z prawnikiem lub doradcą nieruchomości. Choć wiąże się to z dodatkowym kosztem, może uchronić przed dużo poważniejszymi stratami. Ostatecznie celem obu stron jest zgodny i bezproblemowy najem – a to najłatwiej osiągnąć, mając jasną, kompletną i uczciwą umowę najmu.

Źródła:

Ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2001 Nr 71 poz. 733 ze zm.).
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 Nr 16 poz. 93 ze zm.), w szczególności art. 659–692 (dotyczące najmu lokalu) oraz art. 777 k.p.c. (dobrowolne poddanie się egzekucji).
Poradnik Przedsiębiorcy – artykuły: „Najem instytucjonalny – jak zawrzeć umowę najmu?” oraz „Umowa najmu okazjonalnego – darmowy wzór z omówieniem” – omówienie różnic między najmem zwykłym, okazjonalnym i instytucjonalnym oraz wymaganych elementów tych umów.
PIT.pl (portal podatkowy) – Ewelina Czechowicz, artykuł „Najem okazjonalny a formalności w urzędzie skarbowym” (25.08.2025) – procedura zgłaszania umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego i konsekwencje niedopełnienia tego obowiązku.
Blog mecenasbogna.com – wpis „Co powinna zawierać dobrze skonstruowana umowa najmu nieruchomości?” – praktyczne wskazówki od prawnika dotyczące kluczowych elementów umowy najmu oraz przydatnych klauzul (protokoły, kaucja, obowiązki stron, itp.).
SprawdzonyNajemca.pl – artykuł „Co naprawia najemca, a co wynajmujący?” (2025-08-12) – omówienie podziału obowiązków w zakresie napraw i konserwacji w lokalu mieszkalnym na podstawie przepisów i dobrych praktyk.
Saveinvest.pl (blog inwestycyjny) – Bartłomiej Kuźniar, „Kaucja w umowie najmu nieruchomości – jaką pełni funkcję?” (15.02.2022) – analiza funkcji kaucji, maksymalnej wysokości (6-krotność przy najmie okazjonalnym/instytucjonalnym, 12-krotność przy zwykłym) oraz praktycznych aspektów rozliczania kaucji po zakończeniu najmu.
Ifirma.pl (blog) – Adrianna Glapiak, „Czym jest najem instytucjonalny?” (06.11.2024) – opis najmu instytucjonalnego i tabela porównawcza najmu zwykłego, okazjonalnego i instytucjonalnego (strony umowy, forma, kaucja, załączniki, zgłoszenia do urzędu itp.).

Bezpieczny najem w Polsce: Co powinna zawierać umowa najmu, by chronić interesy obu stron?